Organisatsiooni valideerimine VMC jaoks: selgitused dokumentatsiooninõuete kohta
Selleks, et saada kontrollitud kaubamärgi sertifikaat (VMC) ja kuvada oma kaubamärgi logo e-postkastides, peab teie organisatsioon läbima põhjaliku valideerimisprotsessi.
Miks organisatsiooni valideerimine on VMC jaoks oluline
Organisatsiooni valideerimine on oluline samm VMC protsessis, mis tagab, et ainult seaduslikud ettevõtted saavad oma logosid e-posti klientides kuvada. Sertifitseerimisasutused (CA) kasutavad seda protsessi, et kontrollida teie ettevõtte seaduslikku olemasolu, identiteeti ja volitusi kaubamärgiga logo kasutamiseks, kaitstes sellega pettuse ja väärkasutuse eest.
Organisatsiooni valideerimise põhidokumentatsiooni nõuded
- Ettevõtte registreerimisdokumendid: Esitage ametlikud dokumendid, mis tõendavad teie organisatsiooni juriidilist olemasolu, näiteks asutamistunnistus, äritegevusluba või registreerimine riigiasutuses.
- Aktiivse staatuse kontrollimine: Pädev asutus kontrollib, et teie ettevõte on aktiivne ja toimiv. Selleks võib vaja olla hiljutisi aastaaruandeid, maksudokumente või kohaliku ametiasutuse tõendit hea seisundi kohta.
- Füüsilise aadressi kinnitamine: Esitage tõend oma organisatsiooni füüsilise aadressi kohta, näiteks hiljutine kommunaalarve, pangakonto väljavõte või valitsuse kirjavahetus. Aadress peab vastama teie äriregistri andmetele.
- Volitatud allakirjutanu identifitseerimine: Nimetage isik, kes on volitatud teie organisatsiooni nimel VMC-d taotlema. Selleks võib olla vaja notariaalselt kinnitatud volituskirja, juhatuse otsust või muud ametlikku dokumentatsiooni.
- Domeeni omandiõiguse tõendamine: Näidake, et teil on kontroll domeeni üle, mille jaoks VMCd taotletakse. Seda tehakse tavaliselt e-posti kinnituse, DNS TXT-kirje või faili üleslaadimise kaudu teie veebisaidile vastavalt volitatud asutuse juhistele.
- Kaubamärgi dokumentatsioon: Esitage sertifikaat või ametlik dokument oma registreeritud kaubamärgi kohta, tagades, et logo vastab täpselt kaubamärgile.
Täiendavad dokumendid, mida võidakse nõuda
- Organisatsiooni skeem või struktuur: Komplekssete organisatsioonide puhul võib olla vajalik skeem, mis näitab ema-, tütar- või sidusettevõtete vahelisi suhteid, eriti kui kaubamärk kuulub eri üksusele.
- Litsentsilepingud: Kui teie organisatsioon ei ole kaubamärgi otsene omanik, esitage ametlik litsentsileping, millega antakse õigused kaubamärgi kasutamiseks VMC eesmärkidel.
- Kvaliteedikontrolli tõendid: Litsentseeritud kaubamärkide puhul lisage dokumendid, mis näitavad kaubamärgi omaniku järelevalvet ja kvaliteedikontrolli sätteid.
Levinumad lõkse ja nende vältimine
- Ebakohane teave: Veenduge, et kõik esitatud dokumendid kasutavad sama juriidilist nime ja aadressi kui teie kaubamärgi ja domeeni andmed.
- Aegunud või mittetäielikud dokumendid: Esitage ainult kehtivad, ametlikud dokumendid - vananenud või puuduvad dokumendid võivad heakskiidu andmist edasi lükata.
- Ebaselge volitus: Määrake selgelt kindlaks ja dokumenteerige isik, kes on volitatud teie organisatsiooni nimel VMC-protsessis tegutsema.
Viimased sammud enne VMC taotluse esitamist
- Kontrollige kogu dokumentatsiooni kaks korda: Kontrollige enne esitamist täpsust, järjepidevust ja täielikkust.
- Veenduge, et andmed vastavad üksteisele: Kinnitage, et teie äriregistri-, kaubamärgi- ja domeenikirjed vastavad.
- Valmistuge lisataotlusteks: Olge valmis vastama viivitamata sertifikaadiasutuse täiendavatele teabenõuetele.
Kas vajate abi oma organisatsiooni dokumentatsiooni ettevalmistamisel VMC jaoks?
Võtke ühendust meie tugiagentidega, et saada ekspertide nõuandeid valideerimise, vastavuse ja sertifikaatide nõuete kohta.
Rohkem vastuseid leiate meie VMC ja BIMI KKK jaotisest.
Täpne ja ajakohane dokumentatsioon on kiire ja eduka VMC-organisatsiooni valideerimise võti - kontrollige iga detail enne taotluse esitamist kaks korda.